Cómo conducir reuniones de equipos

Por la Dra. L.A. Graciela Di Lonardo

   Para optimizar el resultado de una reunión, es importante antes de su realización:

·   Definir los temas a tratar, y los fines que se esperan alcanzar..  Es conveniente que los miembros sean informados sobre ello antes de acudir al encuentro para que puedan buscar información o preparar materiales para ello.

·  Convocar como miembros a aquéllos cuyas actividades o conocimientos realmente se relacionen con los puntos a tratar, y cuyo comportamiento sea positivo desde el punto de vista de la objetividad, creatividad y participación.  La cantidad recomendable es de cuatro a seis integrantes.

· Organizar el tiempo disponible, evitando reuniones excesivamente extensas.  Comunicarlo a los integrantes de la reunión insistiendo en la puntualidad necesaria.  Con respecto a la elección del momento para realizarla es importante tener la certeza de que resulte cómodo para todos, ya que nadie desconoce la tensión que se genera en el caso contrario y que obstaculiza la generación de aportes.

·  Seleccionar materiales, y técnicas de trabajo.

·  Disponer de un lugar tranquilo, amplio y acogedor.

     Durante la reunión es conveniente:

·   Comenzar a la hora fijada, asumiendo de esta forma una actitud de respeto por el aprovechamiento del tiempo propio y ajeno. Brindar un espacio de presentación para los miembros que no se conocen.

· Realizar una introducción breve y luego, a través de alguna técnica adecuada al tema a tratar generar un ámbito de trabajo grupal participativo, y de valoración de los saberes que aporta cada docente.

·   Dejar registro de cada contribución realizada.

·   Prestar atención tanto al lenguaje verbal como a gestos, actitudes, a las relaciones e interacciones del equipo de trabajo.  Tener en cuenta que cuando se observan signos contradictorios a lo que se escucha probablemente se esté generando una situación de "doble mensaje" que indica falta de confianza  (por presiones de otro u otros miembros, inseguridad, temor, etc) o de escaso compromiso con la tarea encomendada.

·   Revertir el ejercicio de roles que obstaculizan la tarea.

·  Al término del encuentro, realizar un cierre integrador, que será comunicado a los integrantes, y posteriormente, facilitarles  una copia de las conclusiones a las que se arribaron. También es conveniente proponer una evaluación de la reunión.